1. Definities

• Ceptio: Ceptio V.O.F., Industrieweg 8 E, 3433 NL Nieuwegein, KvK 42083106.
• Klant: de garage of het bedrijf dat met Ceptio een overeenkomst sluit, handelend in de uitoefening van een beroep of bedrijf.
• Mika: de digitale assistent van Ceptio die namens de Klant via WhatsApp met diens klanten communiceert, inclusief het dashboard, de koppelingen en de ondersteuning (samen: de Dienst).
• Opdrachtbevestiging: het document waarin pakket, prijs, startdatum en bijzondere afspraken staan.
• Werkplaatssysteem: het systeem waarin de Klant zijn planning en werkorders bijhoudt, zoals Autoflex.
• Schriftelijk: ook per e-mail.

2. Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen en overeenkomsten van Ceptio.
2. Bij strijdigheid geldt deze volgorde: (a) de Opdrachtbevestiging, (b) de verwerkersovereenkomst, voor zover het om persoonsgegevens gaat, (c) de dienstbeschrijving, (d) deze voorwaarden.
3. Inkoop- of andere voorwaarden van de Klant gelden niet, tenzij Ceptio ze schriftelijk heeft aanvaard.
4. Is een bepaling nietig of vernietigd, dan blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen die bepaling dan door een geldige die er zo dicht mogelijk bij ligt.

3. Aanbod en totstandkoming

1. Aanbiedingen van Ceptio zijn vrijblijvend en 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld.
2. De overeenkomst komt tot stand wanneer de Klant de Opdrachtbevestiging ondertekent of Schriftelijk aanvaardt, of wanneer Ceptio met instemming van de Klant met de uitvoering begint.

4. De Dienst

1. Ceptio levert de Dienst zoals beschreven in de Opdrachtbevestiging en de dienstbeschrijving, en spant zich in om de Dienst zorgvuldig en zo ononderbroken mogelijk te leveren. Dit is een inspanningsverplichting.
2. Mika werkt met een AI-taalmodel. Een AI-assistent kan zich vergissen, ook als hij goed is ingericht. Mika maakt zich daarom altijd bekend als digitale assistent, geeft lastige onderwerpen (zoals schade, garantie, klachten en prijsafspraken) door aan de Klant, en de Klant houdt de regie: hij kan gesprekken overnemen en Mika per klant of volledig stilzetten.
3. De Dienst is afhankelijk van diensten van derden, zoals het WhatsApp Business-platform van Meta, het taalmodel van Anthropic, hosting- en databasediensten en het Werkplaatssysteem. Ceptio heeft geen invloed op hun beschikbaarheid en voorwaarden. Wijzigen zij hun dienst zo dat Ceptio de Dienst moet aanpassen, dan mag Ceptio dat doen. Ceptio informeert de Klant daarover tijdig.
4. Ceptio mag de Dienst verbeteren en aanpassen, zolang de kern van wat in de Opdrachtbevestiging staat gelijk blijft. Gepland onderhoud dat de Dienst merkbaar onderbreekt, kondigt Ceptio vooraf aan en plant Ceptio zoveel mogelijk buiten openingstijden.
5. Termijnen die Ceptio noemt, zoals een verwachte livedatum, zijn streefdata en geen fatale termijnen.

5. Wat de Klant doet

1. De Klant geeft Ceptio tijdig de juiste en volledige informatie die nodig is om Mika in te richten, zoals openingstijden, tarieven en diensten, en geeft wijzigingen op tijd door.
2. De Klant zorgt voor een geldige licentie op het Werkplaatssysteem en de toestemmingen die nodig zijn voor de koppeling, en houdt zijn planning daarin bij.
3. De Klant gaat akkoord met de voorwaarden van Meta voor het WhatsApp Business-platform, houdt zich daaraan en koppelt waar nodig een betaalmethode aan zijn WhatsApp Business-account.
4. De Klant gebruikt Mika alleen om te reageren op klanten die zelf contact zoeken, en niet voor ongevraagde berichten, misleiding of iets anders wat in strijd is met de wet of met de voorwaarden van Meta.
5. De Klant pakt overdrachten van Mika binnen redelijke tijd op en controleert de afspraken die Mika in het Werkplaatssysteem zet.
6. De Klant houdt inloggegevens geheim en meldt misbruik of een vermoeden daarvan direct aan Ceptio.
7. De Klant informeert zijn klanten in zijn eigen privacyverklaring over het gebruik van Mika. Ceptio levert daarvoor een voorbeeldtekst.

6. Prijzen en betaling

1. Prijzen staan in de Opdrachtbevestiging en zijn exclusief btw.
2. Ceptio mag de prijzen eenmaal per jaar indexeren volgens de CBS-consumentenprijsindex. Andere prijswijzigingen kondigt Ceptio minstens een maand vooraf Schriftelijk aan; de Klant mag dan opzeggen per de datum waarop de wijziging ingaat.
3. Facturen moeten binnen 14 dagen na factuurdatum betaald zijn, per automatische incasso of bankoverschrijving.
4. Betaalt de Klant niet op tijd, dan is hij na een herinnering met een redelijke betaaltermijn in verzuim. Vanaf dat moment is de wettelijke handelsrente verschuldigd, en de buitengerechtelijke incassokosten volgens de wettelijke staffel.
5. Is de Klant langer dan 30 dagen in verzuim, dan mag Ceptio de Dienst opschorten nadat zij dat minstens 5 werkdagen vooraf Schriftelijk heeft aangekondigd. Ceptio zet de Dienst weer aan zodra het openstaande bedrag betaald is.
6. Bezwaar tegen een factuur meldt de Klant binnen 30 dagen na factuurdatum Schriftelijk. Het bezwaar schort de betaling van het niet-betwiste deel niet op.

7. Looptijd en opzegging

1. De looptijd en opzegtermijn staan in de Opdrachtbevestiging. Staat daar niets, dan loopt de overeenkomst voor onbepaalde tijd en kan elke partij Schriftelijk opzeggen per het einde van een kalendermaand, met een opzegtermijn van een maand.
2. Elke partij mag de overeenkomst met directe ingang Schriftelijk ontbinden als de ander (a) failliet gaat of surseance van betaling aanvraagt, of (b) een wezenlijke verplichting niet nakomt en dat niet herstelt binnen 14 dagen na een Schriftelijke ingebrekestelling.

8. Na het einde van de overeenkomst

1. Ceptio ontkoppelt Mika op de einddatum. Het WhatsApp Business-account en het nummer blijven van de Klant.
2. Op verzoek levert Ceptio binnen 30 dagen na de einddatum een export van de gesprekken en afspraken van de Klant. Daarna verwijdert Ceptio de gegevens die zij voor de Klant verwerkt, behalve wat zij wettelijk moet bewaren.
3. Afspraken en werkorders die Mika in het Werkplaatssysteem heeft gezet, blijven daar staan; die vallen onder het beheer van de Klant.

9. Intellectueel eigendom

1. Alle rechten op Mika, de software, de prompts, de koppelingen, het dashboard en de documentatie blijven bij Ceptio of haar licentiegevers. De Klant krijgt tijdens de looptijd een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Dienst voor zijn eigen bedrijf te gebruiken.
2. De gegevens van de Klant en van zijn klanten blijven van de Klant. Ceptio gebruikt ze alleen om de Dienst te leveren.
3. Ceptio mag cijfers over het gebruik van de Dienst die niet tot personen of tot de Klant te herleiden zijn, gebruiken om de Dienst te verbeteren.
4. Ceptio noemt de Klant alleen als referentie, of publiceert een praktijkvoorbeeld met cijfers van de Klant, als de Klant daar Schriftelijk mee instemt.

10. Persoonsgegevens

1. Voor de gegevens van de klanten van de Klant is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en Ceptio verwerker. Partijen sluiten daarvoor een verwerkersovereenkomst, die bij persoonsgegevens voorgaat op deze voorwaarden.
2. Ceptio beveiligt de gegevens passend, zoals beschreven op ceptio.nl/beveiliging, en meldt een datalek dat de gegevens van de Klant raakt zonder onredelijke vertraging aan de Klant.

11. Aansprakelijkheid

1. Mika is een hulpmiddel. De Klant blijft verantwoordelijk voor zijn eigen planning, zijn afspraken met klanten en het werk aan de auto's.
2. De aansprakelijkheid van Ceptio voor directe schade is per gebeurtenis beperkt tot het bedrag dat de Klant in de drie maanden vóór die gebeurtenis aan Ceptio heeft betaald. Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.
3. Ceptio is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst of omzet, gemiste of verkeerd ingeplande afspraken, reputatieschade en verlies van gegevens die de Klant zelf had kunnen bewaren.
4. Ceptio is niet aansprakelijk voor schade door onjuiste of onvolledige informatie van de Klant, door het niet tijdig oppakken van overdrachten, of door storingen bij de derden genoemd in artikel 4.3.
5. De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Ceptio of haar leidinggevenden.
6. Een vordering tot schadevergoeding moet de Klant binnen 30 dagen nadat hij de schade ontdekte of redelijkerwijs kon ontdekken Schriftelijk melden, en vervalt een jaar na het ontstaan ervan.

12. Overmacht

1. Ceptio is niet gehouden tot nakoming als zij dat niet kan door een oorzaak buiten haar macht, zoals storingen of beperkingen bij Meta, Anthropic, hosting- of databasediensten of het Werkplaatssysteem, storingen in internet of elektriciteit, cyberaanvallen ondanks passende beveiliging, en maatregelen van overheden.
2. Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mag elke partij de overeenkomst Schriftelijk ontbinden, zonder schadevergoeding. Voor de periode waarin de Dienst door overmacht niet werkte, betaalt de Klant niet.

13. Geheimhouding

Partijen houden vertrouwelijke informatie die zij van elkaar krijgen geheim en gebruiken die alleen voor de overeenkomst. Dat geldt ook na het einde van de overeenkomst, maar niet voor informatie die al openbaar was of die een partij wettelijk moet verstrekken.

14. Wijziging van deze voorwaarden

Ceptio mag deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging geldt voor lopende overeenkomsten vanaf 30 dagen nadat Ceptio die Schriftelijk heeft aangekondigd. Is de wijziging in het nadeel van de Klant, dan mag de Klant opzeggen per de datum waarop de wijziging ingaat.

15. Overdracht

Ceptio mag de overeenkomst overdragen aan een rechtsopvolger of aan een vennootschap die de onderneming van Ceptio voortzet, bijvoorbeeld bij omzetting naar een besloten vennootschap. Ceptio meldt dat vooraf Schriftelijk aan de Klant. De Klant draagt de overeenkomst alleen met Schriftelijke toestemming van Ceptio over.

16. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten met Ceptio is Nederlands recht van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst samen op te lossen. Lukt dat niet, dan is de rechtbank Midden-Nederland bij uitsluiting bevoegd.

Opslaan of afdrukken

Je kunt deze pagina opslaan als pdf of afdrukken via de printfunctie van je browser. Op verzoek sturen we de voorwaarden per e-mail: admin@ceptio.nl.