Beveiliging & privacy

Wie waarvoor verantwoordelijk is

De garage is eigenaar van de klantgegevens. Ceptio verwerkt ze alleen in opdracht.

In de taal van de AVG: jouw garage is de verwerkingsverantwoordelijke en Ceptio is de verwerker. Dat is geen formaliteit — het bepaalt wie wat mag. Wij bepalen niet zelf wat er met de gegevens van jouw klanten gebeurt; wij doen wat nodig is om Nova haar werk te laten doen, en niets daarbuiten.

Concreet betekent dat: we gebruiken de gesprekken van jouw klanten niet voor onze eigen marketing, we verkopen ze niet door, en we zetten ze niet in om AI-modellen mee te trainen. Stop je met Ceptio, dan krijg je je gegevens mee en verwijderen we ze bij ons.

Bij het aangaan van de samenwerking tekenen we een verwerkersovereenkomst waarin dit vastligt. Die krijg je vooraf te lezen, niet achteraf.

Welke gegevens Nova verwerkt

Alleen wat nodig is om een afspraak te kunnen maken. Niet meer.

Telefoonnummer van de klant — want daar komt het WhatsApp-gesprek vandaan.
Naam, als de klant die noemt of als die al in het garagesysteem staat.
Kenteken en voertuiggegevens — merk, type, en wat er openbaar bij de RDW over de auto bekend is.
De inhoud van het gesprek — de berichten die de klant stuurt en de antwoorden van Nova.
Afspraakgegevens — datum, tijd, en de klachtomschrijving voor de monteur.

Nova vraagt niet naar een geboortedatum, een BSN, betaalgegevens of iets anders wat niet nodig is om een auto in te plannen. Stuurt een klant zoiets uit zichzelf, dan gebruikt Nova het niet.

De grondslag

De verwerking gebeurt om een overeenkomst uit te voeren: de klant wil een afspraak, daar zijn deze gegevens voor nodig. De klant begint het gesprek altijd zelf — Nova appt niemand ongevraagd.

Waar de gegevens staan

Ceptio bouwt niet alles zelf. We gebruiken een klein aantal leveranciers, en die staan hieronder allemaal — inclusief waarvoor we ze gebruiken. Dit zijn onze subverwerkers.

Leverancier	Waarvoor	Welke gegevens	Regio
Twilio	De WhatsApp-verbinding: berichten ontvangen en versturen	Telefoonnummer en berichtinhoud	EU (Ierland)
Anthropic	Het taalmodel waarmee Nova antwoorden formuleert	De gesprekstekst en voertuiggegevens uit het gesprek	Verenigde Staten
Supabase	De database waarin gesprekken en afspraken worden bewaard	Alle bovengenoemde gegevens	EU
n8n	De automatisering die de stappen aan elkaar knoopt	Gegevens passeren hier tijdens verwerking	EU
Netlify	Hosting van ceptio.nl en de achterliggende functies	Alleen wat via het contactformulier binnenkomt	Verenigde Staten
Je eigen garagesysteem	Daar schrijft Nova de afspraak weg	Klant-, voertuig- en afspraakgegevens	Bij jouw eigen leverancier

Zetten we een nieuwe leverancier in die klantgegevens raakt, dan laten we dat minstens 30 dagen van tevoren weten. Ben je het er niet mee eens, dan kun je de samenwerking binnen die termijn opzeggen zonder kosten.

Het antwoord van Nova komt van een taalmodel. De gesprekstekst gaat dus naar Anthropic om het antwoord te laten formuleren. Anthropic gebruikt gegevens die via de API binnenkomen niet om modellen mee te trainen. Dat is voor ons de reden om ze te gebruiken, en het is ook de reden dat Nova nooit meer gegevens meestuurt dan voor dat ene antwoord nodig is.

Twee leveranciers zitten buiten de EU. De verwerking bij Anthropic vindt plaats in de Verenigde Staten, en Netlify — dat alleen het contactformulier van deze website raakt, geen klantgesprekken — eveneens. Voor die doorgifte gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Alle gesprekken en afspraken zelf worden opgeslagen binnen de EU.

Hoe lang we het bewaren

Gesprekken: 12 maanden, daarna worden ze verwijderd.
Afspraakgegevens: die staan in jouw garagesysteem en vallen onder jouw eigen bewaarbeleid.
Bij beëindiging: binnen 30 dagen na het einde van de samenwerking verwijderen we alles wat bij ons staat, of leveren we het aan je op als je dat liever hebt.

Vraagt een klant om verwijdering, dan doen we dat op jouw verzoek, ook tussentijds.

Hoe we het beveiligen

Al het verkeer tussen de klant, Nova en de systemen erachter loopt over versleutelde verbindingen.
De database is niet publiek benaderbaar. Toegang loopt uitsluitend via de server, nooit rechtstreeks vanuit een browser.
Sleutels en wachtwoorden staan in beveiligde omgevingsvariabelen, niet in de website of in de code die een bezoeker kan zien.
Alleen de twee oprichters van Ceptio hebben toegang tot de productieomgeving.
Berichten die binnenkomen worden gecontroleerd op echtheid, zodat niemand zich als WhatsApp kan voordoen.
Je kunt elk gesprek op elk moment overnemen. Nova zwijgt dan tot jij haar terugzet — de garage houdt de regie.

Als er toch iets misgaat

Ontdekken we een datalek, dan melden we dat zonder onnodig uitstel bij jou als garage, met wat we weten: wat er is gebeurd, welke gegevens het betreft en wat we eraan doen. Jij bent degene die het eventueel meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens; wij leveren je alles wat je daarvoor nodig hebt.

Een kwetsbaarheid gevonden?

Zie je een zwakke plek in Nova, in het dashboard of op deze website, meld het dan op security@ceptio.nl. We reageren binnen 48 uur. Meld je in goed vertrouwen en ga je niet verder dan nodig om het aan te tonen, dan ondernemen we geen juridische stappen tegen je en publiceren we niets over je zonder je toestemming. Geef ons redelijk de tijd om het op te lossen voordat je het openbaar maakt.

Rechten van de autobezitter

Iedereen van wie wij gegevens verwerken heeft het recht om ze in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen of mee te krijgen in een leesbaar bestand. Ook kan iemand bezwaar maken tegen de verwerking.

Omdat de garage de verantwoordelijke is, gaat zo'n verzoek in principe naar de garage. Komt het bij ons binnen, dan sturen we het door en helpen we de garage het af te handelen. Krijgt iemand er niet uit, dan kan hij een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wat er met de gegevens van je klanten gebeurt.