Wie waarvoor verantwoordelijk is

De garage is eigenaar van de klantgegevens. Ceptio verwerkt ze alleen in opdracht. In de taal van de AVG: jouw garage is de verwerkingsverantwoordelijke en Ceptio is de verwerker. Dat is geen formaliteit: het bepaalt wie wat mag. Wij bepalen niet zelf wat er met de gegevens van jouw klanten gebeurt; wij doen wat nodig is om Mika haar werk te laten doen, en niets daarbuiten.

Concreet: we gebruiken de gesprekken van jouw klanten niet voor onze eigen marketing, we verkopen ze niet door, en we zetten ze niet in om AI-modellen mee te trainen. Stop je met Ceptio, dan krijg je je gegevens mee en verwijderen we ze bij ons. Bij het aangaan van de samenwerking tekenen we een verwerkersovereenkomst waarin dit vastligt. Die krijg je vooraf te lezen, niet achteraf.

Welke gegevens Mika verwerkt

Alleen wat nodig is om een afspraak te kunnen maken. Niet meer.

• Telefoonnummer van de klant, want daar komt het WhatsApp-gesprek vandaan.
• Naam, als de klant die noemt of als die al in je werkplaatssysteem staat.
• Kenteken en voertuiggegevens : merk, type en wat er bij de RDW openbaar over de auto bekend is.
• De inhoud van het gesprek : de berichten van de klant en de antwoorden van Mika.
• Afspraakgegevens : datum, tijd en de klachtomschrijving voor de monteur.

Mika vraagt niet naar een geboortedatum, een BSN, betaalgegevens of iets anders wat niet nodig is om een auto in te plannen. Stuurt een klant zoiets uit zichzelf, dan gebruikt Mika het niet.

De grondslag

De verwerking gebeurt om een overeenkomst uit te voeren: de klant wil een afspraak, daar zijn deze gegevens voor nodig. De klant begint het gesprek altijd zelf. Mika appt niemand ongevraagd.

Waar de gegevens staan

Ceptio bouwt niet alles zelf. We gebruiken een klein aantal leveranciers, en die staan hieronder allemaal, met daarbij waarvoor we ze gebruiken. Dit zijn onze subverwerkers.

Zetten we een nieuwe leverancier in die klantgegevens raakt, dan laten we dat minstens 30 dagen van tevoren weten. Ben je het er niet mee eens, dan kun je de samenwerking binnen die termijn opzeggen zonder kosten.

Het antwoord van Mika komt van een taalmodel. De gesprekstekst gaat dus naar Anthropic om het antwoord te laten formuleren. Anthropic gebruikt gegevens die via de API binnenkomen niet om modellen mee te trainen. Dat is voor ons de reden om ze te gebruiken. Los daarvan stuurt Mika nooit meer gegevens mee dan voor dat ene antwoord nodig is.

Drie leveranciers zitten buiten de EU. Het berichtverkeer loopt via Twilio in de Verenigde Staten, het taalmodel draait bij Anthropic in de Verenigde Staten, en Netlify staat er ook, maar die raakt alleen het formulier van deze website en geen klantgesprekken. Voor die doorgiftes gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. De opslag van gesprekken en afspraken zelf zit wél binnen de EU. We zeggen dat expliciet omdat “Europese hosting” bij dit soort diensten vaak te makkelijk wordt geroepen: een bericht dat via WhatsApp binnenkomt passeert hoe dan ook Meta, en dat kunnen wij niet in de EU houden.

Hoe lang we het bewaren

• Gesprekken: 12 maanden, daarna worden ze verwijderd.
• Afspraakgegevens: die staan in jouw werkplaatssysteem en vallen onder jouw eigen bewaarbeleid.
• Bij beëindiging: binnen 30 dagen na het einde van de samenwerking verwijderen we alles wat bij ons staat, of leveren we het aan je op als je dat liever hebt.

Vraagt een klant om verwijdering, dan doen we dat op jouw verzoek, ook tussentijds.

Hoe we het beveiligen

• Al het verkeer tussen de klant, Mika en de systemen erachter loopt over versleutelde verbindingen.
• De database is niet publiek benaderbaar. Toegang loopt uitsluitend via de server, nooit rechtstreeks vanuit een browser.
• Sleutels en wachtwoorden staan in beveiligde omgevingsvariabelen, niet in de website of in code die een bezoeker kan zien.
• Het dashboard is afgeschermd met een toegangssleutel; zonder die sleutel geeft de server geen enkel gegeven vrij.
• Alleen de twee oprichters van Ceptio hebben toegang tot de productieomgeving.
• Binnenkomende berichten worden gecontroleerd op echtheid, zodat niemand zich als WhatsApp kan voordoen.
• Je kunt elk gesprek op elk moment overnemen. Mika zwijgt dan tot jij haar terugzet. De garage houdt de regie.

Als er toch iets misgaat

Ontdekken we een datalek, dan melden we dat zonder onnodig uitstel bij jou als garage, met wat we weten: wat er is gebeurd, welke gegevens het betreft en wat we eraan doen. Jij bent degene die het eventueel meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens; wij leveren je alles wat je daarvoor nodig hebt.

Een kwetsbaarheid gevonden?

Zie je een zwakke plek in Mika, in het dashboard of op deze website, meld het dan op security@ceptio.nl. We reageren binnen 48 uur. Meld je in goed vertrouwen en ga je niet verder dan nodig om het aan te tonen, dan ondernemen we geen juridische stappen tegen je en publiceren we niets over je zonder je toestemming. Geef ons redelijk de tijd om het op te lossen voordat je het openbaar maakt.

Rechten van de autobezitter

Iedereen van wie wij gegevens verwerken, heeft het recht om ze in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen of mee te krijgen in een leesbaar bestand. Ook kan iemand bezwaar maken tegen de verwerking. Omdat de garage de verantwoordelijke is, gaat zo’n verzoek in principe naar de garage. Komt het bij ons binnen, dan sturen we het door en helpen we de garage het af te handelen. Komt iemand er niet uit, dan kan hij een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.