Privacyverklaring
Hoe Ceptio met jouw gegevens omgaat.
Deze verklaring gaat over de gegevens waarvoor Ceptio zelf verantwoordelijk is: van bezoekers van deze website, van mensen die een formulier invullen of met onze demo praten, van garages en leveranciers met wie we contact hebben, en van onze klanten. Gewone taal, zonder kleine lettertjes.
Versie 1.0 · 2 november 2026
Wie we zijn
Ceptio V.O.F., Industrieweg 8 E, 3433 NL Nieuwegein, KvK 42083106. Ceptio maakt Mika, een digitale assistent die via WhatsApp met klanten van garages praat en afspraken inplant. Vragen over privacy: admin@ceptio.nl. Een zwakke plek of datalek melden: security@ceptio.nl.
Waar deze verklaring niet over gaat
Ben je klant van een garage die Mika gebruikt en app je die garage? Dan is de garage verantwoordelijk voor je gegevens en verwerkt Ceptio ze alleen in opdracht van de garage. Daarvoor geldt de privacyverklaring van die garage. Hoe Ceptio die gegevens beschermt, lees je op Beveiliging & privacy.
Welke gegevens we gebruiken, waarvoor en hoe lang
| Wanneer | Welke gegevens | Waarvoor en op welke grond | Hoe lang |
|---|---|---|---|
| Je vraagt een demo of een koppeling aan | Naam, bedrijf, functie, e-mailadres, telefoonnummer, je systeem en wat je ons meestuurt | Contact met je opnemen en de demo of koppeling bespreken. Grond: jouw verzoek (stappen vóór een overeenkomst) en ons gerechtvaardigd belang om zakelijk contact te onderhouden | 2 jaar na het laatste contact |
| Je praat met Mika op ceptio.nl/probeer | De berichten in de demo. Laat je je gegevens achter om gebeld te worden: naam, bedrijf en telefoonnummer. Je IP-adres alleen versleuteld (gehasht), om misbruik te beperken | De demo laten werken, je terugbellen als je daarom vraagt, en de demo verbeteren. Grond: jouw verzoek en ons gerechtvaardigd belang | Gesprekken 90 dagen; contactgegevens 2 jaar na het laatste contact |
| Je appt de demo van Mika via WhatsApp | Telefoonnummer, profielnaam en de berichten | Je laten zien hoe Mika werkt en je terugbellen als je daarom vraagt. Grond: jouw verzoek en ons gerechtvaardigd belang | Gesprekken 90 dagen; contactgegevens 2 jaar na het laatste contact |
| We bellen of mailen garages en leveranciers | Zakelijke contactgegevens (naam, bedrijf, functie, zakelijk telefoonnummer en e-mailadres) en notities van onze gesprekken | Ceptio onder de aandacht brengen bij bedrijven voor wie Mika relevant is. Grond: ons gerechtvaardigd belang. Wil je niet meer benaderd worden, dan stoppen we direct | 2 jaar na het laatste contact; bij bezwaar alleen nog je nummer op een niet-bellen-lijst |
| Je garage wordt klant | Gegevens van de garage en de contactpersonen, het intakeformulier, de overeenkomst, facturen en betalingen | De overeenkomst uitvoeren, Mika inrichten, factureren en ondersteunen. Grond: de overeenkomst en onze wettelijke bewaarplicht | Zolang de overeenkomst loopt; facturen en administratie 7 jaar (fiscale plicht) |
| Je logt in op het dashboard | E-mailadres, een versleuteld wachtwoord, en tijdstip en IP-adres van inlogpogingen | Je veilig toegang geven en raden van wachtwoorden blokkeren. Grond: de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging | Zolang je account bestaat; inlogpogingen kort, alleen voor de blokkade |
| Je bezoekt deze website | Technische gegevens die elke webserver ziet, zoals IP-adres en browser | De website veilig laten werken. Grond: ons gerechtvaardigd belang | Volgens de korte logtermijn van onze hostingpartij |
Cookies en meten
We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies en geen analysediensten die je over andere websites volgen. Lettertypes staan op onze eigen server. Log je in op het dashboard, dan zetten we één functionele cookie die je ingelogd houdt. Daarvoor is geen toestemming nodig.
AI in de demo
De antwoorden van Mika komen van een taalmodel van Anthropic. Jouw berichten gaan daarvoor naar Anthropic. Anthropic gebruikt die berichten niet om modellen te trainen. Mika neemt geen besluiten over jou met rechtsgevolgen; ze beantwoordt vragen en plant hooguit een afspraak of terugbelmoment in.
Met wie we gegevens delen
We verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor advertenties. We werken met een klein aantal leveranciers die de gegevens alleen voor ons verwerken:
- Netlify (VS): hosting van deze website en de formulieren.
- Supabase (Ierland, EU): onze database.
- n8n (Duitsland, EU): de automatisering achter Mika.
- Anthropic (VS): het taalmodel van Mika.
- Meta en Twilio (VS): WhatsApp-berichten en sms-meldingen.
- Hetzner (Duitsland, EU): onze server.
- Onze e-mailprovider, onze boekhouder en onze bank, voor e-mail en de administratie.
Een deel van deze leveranciers zit in de Verenigde Staten. De doorgifte is dan beschermd met het EU-VS Data Privacy Framework of met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Daarnaast verstrekken we gegevens alleen als de wet ons dat verplicht.
Hoe we je gegevens beveiligen
Versleutelde verbindingen, een database die niet publiek bereikbaar is, een persoonlijke login met blokkade bij foute pogingen, tweestapsverificatie op onze accounts en alleen toegang voor wie het nodig heeft. Meer daarover op Beveiliging & privacy.
Jouw rechten
Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of verwijderen, en ze in een leesbaar bestand meekrijgen. Je kunt bezwaar maken tegen het gebruik op basis van ons gerechtvaardigd belang, en altijd tegen benadering voor commerciële doeleinden. Mail naar admin@ceptio.nl. We reageren binnen een maand, meestal veel sneller. Om te voorkomen dat iemand anders jouw gegevens opvraagt, kunnen we vragen wie je bent.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan hoor je het graag eerst van ons. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Verandert er iets in hoe we met gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat altijd de datum van de laatste versie.
Summary in English
Ceptio V.O.F. (Chamber of Commerce no. 42083106, Nieuwegein, the Netherlands) is the controller for data of website visitors, people who fill in a form or use our demos, business contacts and customers. We use this data to respond to requests, run the demos, contact businesses for whom Mika is relevant, perform our contracts and keep our accounts. Legal bases: your request, our contract, our legal obligations and our legitimate interest. Demo conversations are kept for 90 days, business contact details for 2 years after the last contact, accounting records for 7 years. No tracking or advertising cookies. Processors include Netlify, Supabase (EU), n8n (EU), Anthropic, Meta, Twilio and Hetzner (EU); US transfers are covered by the EU-US Data Privacy Framework or Standard Contractual Clauses. We never sell data. To exercise your rights, email admin@ceptio.nl. If you message a garage that uses Mika, that garage is the controller; see its own privacy statement.
- Verantwoordelijke
- Ceptio V.O.F. · KvK 42083106 · Industrieweg 8 E, 3433 NL Nieuwegein
- Privacyvragen
- admin@ceptio.nl
- Toezichthouder
- Autoriteit Persoonsgegevens